Las organizaciones sin fines de lucro (NFP, por sus siglas en inglés) pertenecen a los tipos de organizaciones que subcontratan con mayor frecuencia servicios de contabilidad y finanzas. Para brindar dichos servicios a los NFP, los asesores y contadores dependen en gran medida de los procesos dentro de estas organizaciones y, en particular, de los controles financieros que se han instalado.
Por qué el control de gastos es fundamental para las organizaciones sin fines de lucro?
Debido a su modelo de negocio, las organizaciones sin fines de lucro típicas tienen presupuestos bastante rígidos y limitados determinados desde fuera de la organización. Al mismo tiempo, las necesidades de gasto de los NFP no son tan diferentes de las de las empresas con fines de lucro, ya que también tienen facturas de servicios públicos, compran bienes y reembolsan gastos.
Sin embargo, los NFP se enfrentan a requisitos mucho más estrictos en términos de transparencia de autorización, trazabilidad de gastos y auditorías.
Y, los NFP generalmente no son muy conocedores de la tecnología o, para el caso, muy versados en contabilidad. La mayoría cuenta con “personal externo” que genera gastos o se encarga de autorizar el gasto.
Las firmas de contabilidad que prestan servicios a los NFP deben ir mucho más allá de los servicios de cumplimiento comunes y participar profundamente en la definición y el cumplimiento de los controles financieros en las operaciones del cliente. Como mínimo, esto implica:
- Trabajar en estrecha colaboración con el cliente para identificar cómo se gasta su dinero. En otras palabras, obtenga una imagen real de quién gasta qué, cuándo y por qué.
- Establezca procesos de autorización formales adecuados que aseguren que todos los gastos estén debidamente autorizados por las personas adecuadas dentro de la organización del cliente, antes de que se realice el pago.
- Proporcione guianza de auditoría detallada para documentar que se ha seguido debidamente el proceso de aprobación implementado.
Opciones de control de gastos: proactivo, reactivo, híbrido
Hay varias opciones para controlar el gasto, cada una de las cuales se centra en una etapa de gastos específica.
El control de gastos proactivo funciona bien cuando existe un proceso de compra formal, p. Ej. con órdenes de compra. Al establecer controles en torno a las órdenes de compra (quién está autorizado para generarlas, qué productos se pueden pedir, qué proveedores se pueden seleccionar, etc.) y al establecer un sólido proceso de revisión y autorización, el control proactivo de gastos puede eliminar, o al menos significativamente reducir los gastos no deseados antes de que ocurran. La introducción del control de gastos proactivo es la opción correcta para las organizaciones sin fines de lucro que tienen muchas personas involucradas en actividades de compra regulares similares, ya sea en una o varias ubicaciones, típicas de las instalaciones educativas.
El control reactivo del gasto garantiza que las facturas entrantes sean realmente correctas y que las organizaciones las paguen. Esto se logra mediante el establecimiento de un proceso transparente de revisión y autorización para todas las facturas para verificar detalles como el monto, la cuenta de pago del proveedor, etc. antes de que se pague el dinero. También sirve como una capa adicional de control de fraude al permitir filtrar facturas fraudulentas o erróneas.
El enfoque híbrido combina estas dos opciones y sirve como un marco de control de gastos integral. Permite verificar los detalles de los documentos financieros, comparar lo que se había pedido en un proceso controlado de manera proactiva con lo que se está facturando y confirma que los bienes o servicios solicitados se han recibido realmente. Esta capacidad de referencia cruzada se denomina coincidencia de vías X.
En nuestro próximo articulo, le presento las diferentes soluciones para administrar los gastos de organizaciones sin fines de lucro o NFP, para su control y manejo.
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): How to improve spend control for not-for-profits by Konstantin Bredyuk, Director of Product at ApprovalMax, published at https://www.intuitiveaccountant.com/niche-markets/not-for-profit/how-to-improve-spend-control-for-not-for-profits/ on January 6, 2021 within Insightful Accountant. (Publisher/Editor's note: While the original feature was published as a single article, Vanessa has chosen to split her translation/reproduction into two distinct parts which we will publish in sequence, just a few days apart.)