¿Cuánto tiempo dedicas a tareas repetitivas, a hacer clic en pequeños botones y a desplazarte buscando los datos que necesitas? Nunca intenté medir el tiempo, pero apuesto a que pasas al menos una hora todos los días desplazándote por los selectores de fechas y esperando que se carguen las pantallas.
¡Pero no yo! Me encantan los trucos geniales que reducen segundos en cada tarea, dándome tiempo suficiente para hacer algo que me gusta rapidamente. ¡Aquí están algunos de mis trucos favoritos para ahorrar tiempo!
Trucos Bancarios (Banking Feed/Descarga de Banco)
Banking Feed es tu mejor amigo (cuando lo usas bien) o tu peor pesadilla (cuando lo usas mal). Lo he domesticado para que cumpla con mis tareas, lo que me permite ingresar grandes cantidades de datos en una cantidad mínima de tiempo.
Opcion de la herramienta
La mayoría de la gente lo llama la "herramienta bebé" justo encima de la cuadrícula de Banking Feed a la derecha. ¡Echa un vistazo a todas las cosas interesantes que puedes hacer!
- Activar columnas adicionales
- Agrupar transacciones por mes
- Mostrar gastos e ingresos como una columna de números positivos y negativos
- Le permite editar el campo Fecha.
- Agregue el detalle bancario al campo de nota
- Evite que QBO sugiera reglas
- Evite que QBO intente aprender de su historial
- Muestre el detalle del banco en la cuadrícula en lugar de la interpretación de inteligencia artificial
- Muestra hasta 300 transacciones en una pantalla
Clasificación de Bank Feed
Cuando solo esté trabajando en el feed bancario para las transacciones de hoy, las funciones anteriores funcionarán. Pero si está trabajando en un proyecto en el que tiene cientos de transacciones que abarcan muchos meses, procesar el pago de sus servicios de electricidad 12 veces a la vez es bastante agotador, incluso con la inteligencia artificial que predice el beneficiario y categoría.
Cuando estoy ingresando datos en bloque, hago clic en la columna Descripción para agruparlos por lo que son, en lugar de cuándo sucedieron. De esa manera, puedo usar la Actualización por lotes para asignar Beneficiarios, Categorías y Clases a docenas de transacciones a la vez, o crear una Regla para uso futuro.
Calculadoras integradas
No busque su teclado numérico y luego vuelva a escribir la respuesta en QBO. Cada campo de Cantidad y Monto es una calculadora. Escriba sus números con + - * / y presione Tab para obtener la respuesta. Incluso los paréntesis funcionan en fórmulas complejas.
Seleccionar fecha y atajos de fecha
Personalmente, no soy una fanática de los seleccionadores de fechas de calendario en los formularios web. Creo que se tarda más en volver al 20 de abril que en escribir la fecha. En QBO, no necesitas ceros iniciales ni el año actual. Al escribir 20/04, Tab se resuelve en 20/04/2020.
Esta es la mejor parte. Haga clic en cualquier campo de Fecha y toque estas letras para saltar a una fecha clave sin escribir:
shortcuts qbo
Comandos de teclado
Los profesionales de la vieja escuela no alcanzan el mouse cuando tienen un atajo de teclado al alcance de la mano. La migración desde QuickBooks Desktop no tiene por qué acabar con tu productividad.
Mantenga presionadas las teclas Ctrl y Alt (u Opción en una Mac) y toque la tecla? / En su teclado. Se abrirá una ventana con su ID de empresa, así como una lista maestra de atajos de teclado. Mantenga presionadas las teclas Ctrl + Alt y presione las letras de la lista a continuación para abrir esas ventanas.
Trucos de Chrome
Chrome es el navegador preferido para usar QuickBooks Online. De hecho, solo uso Chrome para QBO. Debido a que es mi entorno de trabajo, lo convertí en una interfaz de energía para administrar mi carga de trabajo QBO.
Varias pestañas
Cuando escucho a los contadores quejarse de QBO porque no pueden tener varias ventanas abiertas, sé que es solo un problema de capacitación. Puede tener tantas pantallas simultáneas como desee. Yo misma no puedo trabajar en menos de 4: la descarga de banco, una ventana de búsqueda avanzada, una pestaña de reportes y luego uno o dos centros más entre los que cambio aleatoriamente.
Por ejemplo, si estoy trabajando en la descarga de banco pero necesito hacer una referencia de los depósitos de QB Payments, hago clic con el botón derecho en Ventas> Depósitos para abrirlo en una segunda pestaña y luego alternar entre ellos a medida que verifico los ingresos.
Una segunda forma de agregar una pestaña es simplemente arrastrar el Centro al área de pestañas y creará una nueva pestaña. Con frecuencia, arrastro "Reportes" desde la barra de navegación izquierda hasta el área de pestañas para crear una pestaña de Informes adicional cuando la necesito.
Marcadores Favoritos
Las URL de los centros son las mismas sin importar el cliente que esté mirando, por lo que puede usar el mismo conjunto de marcadores en todos los archivos.
Arrastra el ícono de candado desde la barra de URL en la parte superior central de la ventana hasta la barra de marcadores (es posible que tengas que "mostrarlo" usando los tres puntos en la esquina superior derecha). Haga esto para todas sus pantallas de uso frecuente: la ventana Bancaria, Clientes, Depósitos, Facturas, Cheques, ¡tantas como desee! ¡Ahora tienes enlaces rápidos con un solo clic!
Consejo profesional: si la URL del marcador comienza con c14. o un código similar, edite el marcador y borre este código para que la URL comience con qbo.intuit.com/… A veces, el código del servidor impide que el enlace funcione correctamente.
Esto también le brinda otra forma de crear múltiples pestañas: haga clic en + para abrir una nueva pestaña, luego haga clic en su marcador.
Ctrl-F (PC) y Cmd-F (Mac)
Cuando me enfrento a cientos de filas de fechas y números, en lugar de escanear y desplazarme hacia arriba y hacia abajo en vano, utilizo este acceso directo para abrir la función Buscar del navegador. Escribo la cantidad en dólares, la fecha o el texto que estoy buscando. Debido a que es una herramienta de navegador y no una función de QBO, solo busca en esta pantalla, no en todos los QuickBooks, por lo que puedo saltar directamente a mi objetivo.
Ventanas de incógnito
Estoy segura de que ya lo sabe, pero en caso de que no lo sepa, haga clic en los tres pequeños puntos en la esquina superior derecha de la barra de herramientas de Chrome y seleccione Incógnito. Eso abre una ventana especial de Chrome que no acepta cookies y no almacena su historial.
Utilizo mi QBOA (interfaz de contable) en una ventana de incógnito. De esa manera puedo mantenerlo abierto para usar el Centro de trabajo mientras actualizo los archivos del cliente en ventanas normales.
Además, las ventanas de incógnito son excelentes para solucionar problemas. Si una función no funciona, vea si puede replicar el comportamiento en modo incógnito. Si puede, el problema está en QBO. Si funciona en modo incógnito, el problema está en su navegador, por lo que debe borrar las cookies y el caché.
Usuarios de Chrome
Todos mis clientes tienen diferentes bancos y fuentes de referencia que necesito para hacer sus libros. Haga clic en el círculo Cuenta a la derecha de la barra de herramientas de Chrome (justo a la izquierda de los 3 puntos). Puede crear "Personas" para cada uno de sus clientes, con sus propios conjuntos de pestañas y marcadores como los que creamos anteriormente.
Chrome recordará las pestañas que tiene abiertas, por lo que puede crear una interfaz completa para cada Cliente / Persona. ¡Vaya directamente a las pantallas de inicio de sesión de su banco sin tener que buscar en los sitios web! Porque cada segundo cuenta….
Conclusión
Como puede ver, ser eficiente con su navegación le ahorrará mucho tiempo en hacer su trabajo. ¿Qué harás con tu nuevo tiempo? ¿Aceptar otro cliente? ¿Profundizar en el asesoramiento? ¿Abrazar a tus hijos? El tiempo es dinero, ¡así que pon manos a la obra!
Sobre nuestro autor:
Vanessa Vasquez, con una carrera de 20 años en negocios y desarrollo de negocios, ha capacitado a la comunidad hispana durante más de 15 años para comprender y utilizar QuickBooks correctamente y aplicarlos para trabajar menos y obtener mejores resultados.
Su principal objetivo es ayudar a los empresarios y contadores hispanos a tener éxito mediante la coordinación del proceso de gestión financiera de sus pequeñas empresas a través de la educación y la aplicación de tecnología. Como una empresaris latina, Vanessa reconoce la importancia de brindar oportunidades de capacitaciones y soluciones financieras para la comunidad de pequeñas empresas latinas en rápido crecimiento.
La visión de Vanessa es traer gozo a la vida de sus clientes a través de una prosperidad financiera y una planificación estable mediante el uso de las herramientas y el proceso correcto para crecer y expandir sus negocios. Vanessa se ha comprometido a proporcionar la mejor experiencia de capacitación, educación y contenido en la herramienta de contabilidad QuickBooks, creando el potencial para una mejor toma de decisiones para el usuario final y los empresarios hispanos. Desarrolla entrenamientos y contenido sobre temas como la Firma del Futuro, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online como herramientas y aplicaciones de contabilidad, Cumplimientos de las leyes tributarias y contables para América Latina y la aplicación de QuickBooks en sus negocios, Análisis y gestión del flujo de trabajo a través de las herramientas y aplicaciones de QuickBooks, y mucho más.
Está certificada como ProAdvisor en QuickBooks Desktop y Avanzada ProAdvisor en QuickBooks Online, y ha escrito y publicado Cursos digitales de Capacitación y Manuales en Español para QuickBooks Online. Fue una de las primeras latinas en presentar en Scaling New Heights, una conferencia internacional para todos los ProAdvisors de Intuit. Capacitadora para la Academia de Contadores Públicos – CPA Academy y Latino Tax Fest, conferencia para todos los preparadores de impuestos latinos en Estados Unidos. Organizadora del Miami Woodard Group y co-anfitriona de un programa en Facebook de QuickBooks Al Dia.
Original Source (with translation or reproduction permission of the publisher): QBO Efficiency Tips and Tricks: All the little things: https://www.intuitiveaccountant.com/general-ledger/divvy-tips-and-tricks-2-all-the-little-things/#.YGHfma9KiUk By Alicia Katz Pollock, published within Insightful Accountant on October 27, 2020. (Note: Content format mirrors the original English version.)